Vacatures

PRIVACY POLICY

Laatst bijgewerkt op: 25/06/2026

1. INLEIDING: RECRUITMENT IS EEN AMBACHT, VERTROUWEN IS DE BASIS

Bij Volghe geloven we dat de juiste match niet toevallig ontstaat. Het vergt diep luisteren, zorgvuldig zoeken en doelgericht verbinden. Recruitment is voor ons méér dan een transactie; het is een vakmanschap waarbij de mens altijd centraal staat. Omdat wij werken met mensen, carrières en de strategische toekomst van organisaties binnen de domeinen QHSE (Quality, Health, Safety, Environment) en Sustainability, vormt vertrouwen het absolute fundament van onze dienstverlening.

Dit vertrouwen strekt zich onlosmakelijk uit tot de manier waarop wij omgaan met uw privacy en persoonsgegevens. In een markt die soms gekenmerkt wordt door vluchtigheid en ondoorzichtigheid, kiest Volghe bewust voor een "open boek"-beleid. Wij houden niet van ruis, en dat geldt ook voor onze juridische en privacygerelateerde communicatie.

In deze uitgebreide privacyverklaring leggen wij in heldere, transparante taal uit welke persoonsgegevens wij verzamelen, waarom wij dit doen, hoe wij deze beschermen en welke rechten u heeft. Dit beleid is van toepassing op al onze diensten, waaronder Volghe Search (vaste aanwervingen), Volghe Consult (interim & freelance solutions), evenals op uw gebruik van onze website en andere interacties met ons kantoor.

2. WIE IS DE VERWERKINGSVERANTWOORDELIJKE?

Wanneer wij in deze verklaring spreken over "Volghe", "wij", "ons" of "onze", verwijzen wij naar de juridische entiteit die verantwoordelijk is voor de verwerking van uw persoonsgegevens (de verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming - AVG/GDPR).

Bedrijfsgegevens Volghe:

Naam: VOLGHE BV
Zetel: Lepelhoekstraat 23, 9100 Sint Niklaas, België Ondernemingsnummer (KBO): BE0763.976.849
Vertegenwoordigd door: Anaïs Volkers

Voor alle vragen, opmerkingen of verzoeken met betrekking tot uw privacy en persoonsgegevens kunt u rechtstreeks en vertrouwelijk contact met ons opnemen via:

E-mail: info@volghe.com
Telefoon: +32 470 19 10 13

3. WELKE PERSOONSGEGEVENS VERZAMELEN WIJ?

Omdat wij maatwerk leveren via onze pijlers Volghe Search en Volghe Consult, verschilt de aard van de gegevens die wij verwerken afhankelijk van uw relatie tot ons. Wij verzamelen uitsluitend gegevens die strikt noodzakelijk zijn voor het uitvoeren van ons recruitment- en consultancyvak.

A. Kandidaten (Volghe Search - Vaste Aanwervingen)

Wanneer u solliciteert, zich inschrijft, of wanneer wij u proactief benaderen (executive search), verwerken wij de volgende gegevens:

  • Identificatie- en contactgegevens: Naam, voornaam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum en -plaats, nationaliteit.
  • Professionele gegevens (CV): Werkervaring, opleidingen, kwalificaties, behaalde certificaten (bijzonder relevant binnen QHSE en Sustainability), talenkennis en vaardigheden.
  • Motivatie en persoonlijkheid: Gegevens uit motivatiebrieven, notities die wij maken tijdens onze diepgaande interviews, inschattingen over uw culturele fit met specifieke organisaties, en uw loopbaanverwachtingen.
  • Financiële verwachtingen: Uw huidige salarispakket en uw verwachtingen of eisen voor een toekomstige rol.
  • Publiek toegankelijke informatie: Gegevens van professionele sociale netwerken zoals LinkedIn, voor zover deze relevant zijn voor uw professionele profiel.
  • Optionele gegevens: Referenties van voormalige werkgevers (uitsluitend gecontacteerd met uw expliciete voorafgaande toestemming), pasfoto (indien vrijwillig toegevoegd aan uw CV).

B. Freelancers en Interim Managers (Volghe Consult)

Als u als zelfstandige expert in QHSE of Sustainability met ons samenwerkt of wenst samen te werken voor projectmatige ondersteuning, verwerken wij:

  • Alle gegevens zoals beschreven onder de categorie 'Kandidaten'.
  • Aanvullende professionele info: Informatie die u ons schriftelijk of mondeling heeft meegegeven over vorige opdrachten en projectervaring.
  • Bedrijfsgegevens: Bedrijfsnaam, ondernemingsnummer (BTW), maatschappelijke zetel.
  • Financiële en administratieve gegevens: Bankrekeningnummer (IBAN/BIC), uurtarieven of dagprijzen, facturatiegegevens, verzekeringsbewijzen (zoals beroepsaansprakelijkheid).
  • Beschikbaarheid: Uw huidige projectstatus, notice period, en toekomstige beschikbaarheid voor nieuwe opdrachten.

C. Klanten en Zakelijke Relaties (Opdrachtgevers)

Om organisaties te helpen bij het invullen van strategische of tijdelijke posities, onderhouden wij contact met zaakvoerders, HR-managers, operationeel leidinggevenden, QHSE-leidinggevenden én financieel leidinggevenden. Van hen verwerken wij:

  • Identificatie- en contactgegevens: Naam, voornaam, zakelijk e-mailadres, zakelijk telefoonnummer, functie en titel.
  • Bedrijfsinformatie: Notities van onze intakegesprekken en bedrijfsbezoeken (om de werkvloer en cultuur te doorgronden), afspraken, contracten en facturatiegegevens.
  • Feedback: Uw evaluaties van voorgestelde kandidaten of lopende projecten (wat bijdraagt aan onze 4.8/5 sterren reputatie).

D. Websitebezoekers

Wanneer u onze website bezoekt, verwerken wij bepaalde elektronische gegevens om de werking van de site te optimaliseren:

  • Technische gegevens: IP-adres, browsertype, besturingssysteem, toestelinformatie.
  • Navigatiegegevens: Pagina's die u bezoekt, de tijd die u op de website doorbrengt, de links waarop u klikt (waaronder onze "Vind een consultant" of "Zoek een vaste medewerker" CTA's).
  • Cookies: Zie sectie 11 van deze verklaring voor een gedetailleerde toelichting op ons cookiebeleid.

4. VOOR WELKE DOELEINDEN EN OP WELKE RECHTSGRONDEN VERWERKEN WIJ UW GEGEVENS?

Volghe verwerkt uw gegevens nooit zomaar. Elke verwerking is gekoppeld aan een specifiek doel en is gebaseerd op een wettelijke grondslag conform artikel 6 van de AVG.

A. Voor het leveren van onze kerndiensten (Matchmaking & Bemiddeling)

  • Doel: Het screenen van diploma's, ervaring en culturele fit; het voorstellen van kandidaten bij potentiële werkgevers of opdrachtgevers; het coördineren van sollicitatiegesprekken; en het begeleiden van het volledige proces van intake tot succesvolle plaatsing.
  • Rechtsgrond: De uitvoering van een overeenkomst (of precontractuele maatregelen) wanneer u zich als kandidaat inschrijft, of uw expliciete toestemming wanneer wij u proactief benaderen. Voor het effectief doorsturen van een profiel naar een specifieke klant vragen wij altijd uw expliciete toestemming. Volghe is geen "cv-schuiver"; transparantie staat voorop.

B. Voor contract- en projectbeheer (Volghe Consult)

  • Doel: Het opstellen van raamovereenkomsten, projectcontracten, urenregistratie, en facturatie voor interim- en freelance opdrachten
  • Rechtsgrond: De uitvoering van de overeenkomst tussen u (de Freelancer), Volghe en de eindklant, gezien alle partijen betrokken zijn bij de uitvoering van de opdracht en de bijbehorende privacywaarborgen.

C. Voor klantbeheer en relatieopbouw (Partnership First)

  • Doel: Het onderhouden van lange termijn relaties met opdrachtgevers, het sturen van updates over beschikbare topkandidaten, en het bespreken van lopende samenwerkingen.
  • Rechtsgrond: Ons gerechtvaardigd bedrijfsbelang om commerciële relaties te onderhouden en onze dienstverlening te bevorderen.

D. Voor wettelijke en administratieve verplichtingen

  • Doel: Het voldoen aan fiscale, sociale en boekhoudkundige verplichtingen, evenals het voorkomen van fraude en het meewerken aan overheidscontroles.
  • Rechtsgrond: Het voldoen aan een wettelijke verplichting.

E. Voor marketing en communicatie

  • Doel: U op de hoogte houden van relevante markttrends binnen ESG, Sustainability en QHSE, of u uitnodigen voor netwerkevenementen.
  • Rechtsgrond: Toestemming (voor nieuwsbrieven aan kandidaten of prospects) of gerechtvaardigd belang (voor bestaande klanten met wie wij al een zakelijke relatie hebben).

5. MET WIE DELEN WIJ UW PERSOONSGEGEVENS?

Uw gegevens worden met de grootst mogelijke discretie behandeld. Volghe deelt uw persoonsgegevens uitsluitend met derden wanneer dit absoluut noodzakelijk is voor onze dienstverlening, en altijd op een veilige manier. Wij verkopen uw gegevens in geen enkel geval aan commerciële derden.

Wij kunnen uw gegevens delen met:

  • Potentiële Werkgevers en Opdrachtgevers: Wanneer wij na een grondige selectie oordelen dat u een geschikte kandidaat of consultant bent voor een specifieke rol. Belangrijk: Uw profiel, CV en onze persoonlijke notities worden pas aan een klant voorgelegd nadat wij de opportuniteit met u hebben besproken en u hiermee expliciet akkoord bent gegaan.
  • IT- en Softwareleveranciers: Partners die onze infrastructuur beheren, zoals onze Applicant Tracking System (ATS) provider, cloud-opslag, website hosting, en e-mailproviders. Deze partijen treden op als verwerkers en zijn contractueel gebonden aan strikte veiligheidsnormen (via Verwerkersovereenkomsten).
  • Financiële en Juridische Adviseurs: Onze boekhouder, accountant, sociaal secretariaat of juridische raadgevers, in het kader van facturatie, loonadministratie en wettelijke naleving.

6. HOE LANG BEWAREN WIJ UW GEGEVENS?

Volghe bewaart uw persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het realiseren van de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld, rekening houdend met wettelijke bewaartermijnen.

  • Kandidaten en Freelancers: Indien u solliciteert of zich inschrijft, bewaren wij uw gegevens in eerste instantie voor een periode van 4 weken na het afronden van de sollicitatieprocedure (indien de procedure niet tot een match leidt). Met uw uitdrukkelijke toestemming om in onze talentpool te blijven (om u in de toekomst te kunnen contacteren voor nieuwe, relevante vacatures binnen QHSE/Sustainability), bewaren wij uw gegevens tot 3 jaar na uw laatste bewijs van activiteit of contact. Wij zullen u voor het verstrijken van deze termijn contacteren om te vragen of u in ons netwerk wenst te blijven.
  • Klanten, Contactpersonen en Leveranciers: Gegevens worden bewaard zolang de zakelijke relatie actief is en tot 10 jaar na het beëindigen van de relatie in verband met contractuele aansprakelijkheid.
  • Facturatie- en Boekhoudgegevens: Gegevens die vallen onder de fiscale en boekhoudkundige wetgeving, worden bewaard voor een wettelijke termijn van 7 jaar (rekenend vanaf 1 januari van het jaar volgend op het boekjaar).

7. HOE BEVEILIGEN WIJ UW GEGEVENS?

Als specialisten in kwaliteits- en preventiemanagement weten wij als geen ander hoe belangrijk risicobeheersing is. Wij hebben dan ook passende technische en organisatorische maatregelen genomen om uw persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeautoriseerde toegang, wijziging of enige vorm van onrechtmatige verwerking.

Onze maatregelen omvatten onder meer:

  • Beveiligde servers en netwerkverbindingen (SSL/TLS encryptie voor onze website).
  • Strikte toegangscontrolesystemen (wachtwoordbeleid, Multi-Factor Authenticatie).
  • Toegang tot persoonsgegevens is strikt beperkt tot die medewerkers (zoals Anaïs Volkers en geautoriseerd personeel) voor wie dit essentieel is voor de uitvoering van hun functie.
  • Regelmatige back-ups en updates van onze systemen om kwetsbaarheden te minimaliseren.
  • Werken met gerenommeerde IT-partners die ISO-gecertificeerd zijn of aantoonbaar voldoen aan de strengste Europese veiligheidseisen.

8. INTERNATIONALE DOORGIFTE VAN GEGEVENS

Volghe opereert voornamelijk binnen België en de bredere Benelux/Europese markt. Uw persoonsgegevens worden in de regel verwerkt en opgeslagen op servers die zich binnen de Europese Economische Ruimte (EER) bevinden.

Indien het, bijvoorbeeld door het gebruik van bepaalde cloud-gebaseerde softwareoplossingen, noodzakelijk zou zijn om gegevens door te geven naar een land buiten de EER, zullen wij er altijd voor zorgen dat dit uitsluitend gebeurt naar landen met een adequaat beschermingsniveau (zoals erkend door de Europese Commissie), of door het gebruik van passende waarborgen zoals de Standard Contractual Clauses (SCC's) van de Europese Commissie, aangevuld met eventuele noodzakelijke veiligheidsmaatregelen.

9. UW RECHTEN ALS BETROKKENE

U behoudt altijd de regie over uw eigen gegevens. De AVG kent u diverse rechten toe, die wij bij Volghe integraal respecteren. U heeft het recht om:

  • Recht op Inzage: U mag ons op elk moment vragen of wij persoonsgegevens van u verwerken, welke gegevens dat zijn, en u mag hiervan een kopie opvragen.
  • Recht op Rectificatie: Kloppen uw gegevens niet (bijvoorbeeld u heeft een extra certificaat behaald in milieuwetgeving)? Dan heeft u het recht om deze onjuiste of onvolledige gegevens kosteloos te laten corrigeren of aanvullen.
  • Recht op Gegevenswissing ('Recht om vergeten te worden'): U kunt ons verzoeken uw gegevens uit onze systemen te verwijderen. Wij zullen dit onmiddellijk doen, tenzij wij wettelijk of contractueel verplicht zijn bepaalde gegevens (zoals facturen) langer te bewaren.
  • Recht op Beperking van de Verwerking: In bepaalde situaties kunt u ons vragen het gebruik van uw gegevens tijdelijk te bevriezen.
  • Recht op Overdraagbaarheid (Data Portability): U heeft het recht om de persoonsgegevens die u zelf aan ons heeft verstrekt, in een gestructureerd, gangbaar en machineleesbaar formaat te ontvangen, om deze eventueel aan een andere partij over te dragen.
  • Recht van Bezwaar: U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw gegevens op basis van ons gerechtvaardigd belang. Wij zullen de verwerking dan staken, tenzij wij dwingende gerechtvaardigde gronden kunnen aantonen die zwaarder wegen dan uw belangen. Tevens kunt u altijd bezwaar maken tegen direct marketing.
  • Recht om Toestemming in te Trekken: Indien de verwerking is gebaseerd op uw voorafgaande toestemming (bijvoorbeeld opname in onze talentpool of het doorsturen van uw CV naar een specifieke klant), kunt u deze toestemming te allen tijde, zonder opgave van redenen, intrekken.

Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
U kunt een verzoek indienen door een e-mail te sturen naar info@volghe.com. Ter bescherming van uw privacy kunnen wij u vragen om een bewijs van uw identiteit (waarbij u irrelevante gegevens zoals uw rijksregisternummer onleesbaar mag maken). Wij reageren binnen de wettelijke termijn van 30 dagen op uw verzoek, en in de geest van onze daadkrachtige aanpak doen wij dit doorgaans in een fractie van die tijd.

10. GEAUTOMATISEERDE BESLUITVORMING EN PROFILERING

Wij houden van duidelijke taal: Volghe maakt geen gebruik van geautomatiseerde besluitvorming of uitsluitend geautomatiseerde profilering. Zoals wij in onze missie stellen: recruitment is een ambacht en geen transactie die door een algoritme kan worden overgenomen. Er is geen sprake van robotische cv-screening die automatisch bepaalt of u wel of niet doorgaat naar een volgende ronde. De beoordeling van uw vaardigheden, uw persoonlijkheid en uw strategische fit met een klant gebeurt altijd met menselijke tussenkomst, door ervaren professionals die uw niche begrijpen.

11. COOKIES EN VERGELIJKBARE TECHNOLOGIEËN

Wanneer u onze website bezoekt om een consultant te vinden of te zoeken naar een vaste rol, maken wij gebruik van cookies. Dit zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden geplaatst om uw gebruikservaring te optimaliseren en ons inzicht te geven in het presteren van onze digitale kanalen.

Wij maken gebruik van de volgende categorieën cookies:

  • Essentiële / Strikt noodzakelijke cookies: Deze zijn cruciaal voor de technische werking van de website en kunnen niet worden uitgeschakeld.
  • Analytische cookies: Hiermee meten we, volledig geanonimiseerd, het verkeer op onze website (bijvoorbeeld via Google Analytics) om te begrijpen hoe bezoekers navigeren, zodat we onze content kunnen verbeteren.
  • Functionele cookies: Deze onthouden uw voorkeuren, zoals taalinstellingen, om uw bezoek aangenamer te maken.
  • Marketing/Tracking cookies: Deze worden alleen geplaatst met uw uitdrukkelijke toestemming (via de cookiebanner). Ze helpen ons en derde partijen om u relevante advertenties of content te tonen op andere platformen.

Bij uw eerste bezoek aan onze website krijgt u via een transparante cookiebanner de mogelijkheid om uw voorkeuren aan te geven. U kunt uw instellingen te allen tijde wijzigen via de instellingen in uw browser of via de link onderaan onze website.

12. WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

De wereld van data- en privacybescherming is dynamisch, evenals de sectoren waarin wij opereren. Volghe behoudt zich het recht voor om deze privacyverklaring periodiek aan te passen aan nieuwe wettelijke ontwikkelingen of veranderingen in onze bedrijfsvoering. De meest recente en geldende versie is altijd beschikbaar op onze website. De datum van de laatste wijziging vindt u bovenaan dit document. Bij ingrijpende wijzigingen die een grote impact hebben op uw rechten of de manier waarop wij uw gegevens verwerken, zullen wij u hierover proactief informeren (bijvoorbeeld per e-mail).

13. KLACHTEN EN VRAGEN (GEGEVENSBESCHERMINGSAUTORITEIT)

Wij staan voor eerlijke communicatie zonder ruis. Heeft u een vraag, twijfel of klacht over de manier waarop wij met uw gegevens omgaan? Wij nodigen u uit om dit in eerste instantie direct met ons op te nemen via  info@volghe.com. Wij streven altijd naar een snelle en minnelijke oplossing, geheel in lijn met onze 'Partnership First' visie.

Mocht u desondanks van mening zijn dat uw zorgen niet adequaat zijn behandeld, dan heeft u op grond van de AVG altijd het recht om een formele klacht in te dienen bij de toezichthoudende autoriteit in België:

Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA)
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Telefoon: +32 (0)2 274 48 00
E-mail: contact@apd-gba.be
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be

14. SLOTWOORD: ONZE BELOFTE AAN U

Bij Volghe bent u geen nummer, geen datablok en geen anoniem profiel. Wij behandelen uw persoonsgegevens met exact dezelfde toewijding, expertise en zorg als waarmee wij ons recruitmentvak uitoefenen. Wij zoeken, wij vinden, en wij verbinden – op een veilige en verantwoorde manier.