GDPR & Consent Policy VOLGHE

Laatst bijgewerkt op: 01/07/2026

Deze GDPR & Consent Policy legt uit hoe VOLGHE omgaat met toestemming van kandidaten en freelancers in het kader van recruitment, search, selectie en freelance opdrachten.

Dit document vult onze Privacyverklaring aan, maar vervangt die niet. In onze Privacyverklaring vind je de volledige uitleg over welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom wij dat doen, op welke rechtsgronden wij ons baseren, met wie wij gegevens kunnen delen, hoe lang wij gegevens bewaren en welke rechten je hebt.

Voor informatie over cookies verwijzen wij naar ons Cookiebeleid.

VOLGHE werkt met kandidaten en freelancers die actief solliciteren, spontaan hun gegevens achterlaten, door ons worden benaderd of al eerder met ons in contact stonden.

Om jou correct te kunnen begeleiden, moeten wij bepaalde persoonsgegevens verwerken. Denk bijvoorbeeld aan je cv, contactgegevens, professionele ervaring, opleidingen, certificaten, beschikbaarheid, verwachtingen, interviewnotities en communicatie met VOLGHE.

In bepaalde situaties vragen wij je uitdrukkelijke toestemming, bijvoorbeeld om jou gegevens langer te bewaren in onze kandidatendatabase of om jouw profiel te mogen voorstellen aan een klant of opdrachtgever.

1. Waarom vragen wij toestemming?

VOLGHE werkt met kandidaten en freelancers die actief solliciteren, spontaan hun gegevens achterlaten, door ons worden benaderd of al eerder met ons in contact stonden.

2. Nieuwe kandidaten en freelancers

Wanneer je nieuw bent in onze database en solliciteert of jouw gegevens aan VOLGHE bezorgt, kan je gevraagd worden om afzonderlijk je keuze aan te geven voor verschillende vormen van toestemming.

Deze toestemmingen kunnen onder meer betrekking hebben op:

Consent to keep: toestemming om jouw gegevens te bewaren in onze kandidatendatabase;
Right to represent: toestemming om jouw profiel te mogen voorstellen aan klanten of opdrachtgevers;
Email Permission: toestemming om jou per e-mail te contacteren over relevante vacatures, opdrachten of updates.

Deze toestemmingen worden apart gevraagd, zodat je zelf duidelijk kan bepalen waarvoor je wel of geen akkoord geeft.

3. Bestaande kandidaten en freelancers in onze database

Wanneer je al eerder contact had met VOLGHE of al in onze database staat, kunnen wij je vragen om onze documenten te bekijken en je toestemmingsinstellingen te bevestigen of opnieuw te registreren.

Dat doen wij om transparant te werken en ervoor te zorgen dat jouw gegevens enkel worden verwerkt op een manier die duidelijk, correct en actueel is.

Ook als je al in onze database staat, kan je je toestemming op elk moment aanpassen of intrekken.

4. Wat betekent Consent to keep?

Consent to keep betekent dat je VOLGHE toestemming geeft om jouw gegevens te bewaren in onze kandidatendatabase.

Dit kan onder meer gaan over:

je naam en contactgegevens;
je cv;
je professionele ervaring;
opleidingen, certificaten en vaardigheden;
je beschikbaarheid en professionele verwachtingen;
relevante communicatie met VOLGHE;
interviewnotities of informatie die je zelf aan ons hebt meegedeeld.

Met deze toestemming kunnen wij jouw profiel opnieuw bekijken wanneer er in de toekomst een vacature of opdracht binnenkomt die aansluit bij jouw ervaring, verwachtingen en professionele voorkeuren.

Consent to keep betekent niet dat jouw profiel automatisch aan klanten of opdrachtgevers wordt voorgesteld.

5. Wanneer contacteren wij jou op basis van Consent to keep?

Als je toestemming geeft om jouw gegevens te bewaren, betekent dit niet dat wij jou voortdurend zullen contacteren.

VOLGHE neemt enkel contact met jou op wanneer wij inschatten dat een vacature, opdracht of opportuniteit echt relevant kan zijn voor jouw profiel, ervaring, regio, verwachtingen of professionele ambities.

Ben je voorlopig niet actief op zoek, maar mogen wij jouw gegevens wel bewaren? Dan kan je Consent to keep aanvinken zonder Right to represent aan te vinken.

In dat geval bewaren wij jouw gegevens, maar zullen wij jouw profiel niet voorstellen aan klanten of opdrachtgevers zonder verdere afstemming en toestemming.

6. Wat betekent Right to represent?

Right to represent betekent dat je VOLGHE toestemming geeft om jouw profiel te mogen voorstellen aan een klant of opdrachtgever voor een passende vacature of opdracht.

Dit betekent niet dat VOLGHE jouw profiel zomaar, automatisch of zonder overleg zal doorsturen.

VOLGHE zal jouw kandidatuur nooit voorstellen aan een klant of opdrachtgever zonder eerst de concrete vacature of opportuniteit met jou te bespreken.

Pas wanneer jij na die bespreking uitdrukkelijk bevestigt dat je voor die specifieke opportuniteit voorgesteld wil worden, introduceren wij jouw kandidatuur bij de klant of opdrachtgever.

7. Hoe werkt een introductie bij een klant concreet?

Wanneer wij denken dat een vacature of opdracht bij jou kan passen, nemen wij eerst contact met jou op.

Wij bespreken dan onder meer:

de functie of opdracht;
de klant of opdrachtgever, voor zover dit op dat moment kan worden gedeeld;
de context van de rol;
de verwachtingen;
de locatie, timing en beschikbaarheid;
relevante voorwaarden, zoals loonverwachting, tarief of contractvorm;
jouw interesse en akkoord om verder te gaan.

Pas nadat jij uitdrukkelijk bevestigt dat je voorgesteld wil worden, delen wij jouw profiel met de betrokken klant of opdrachtgever.

Deze manier van werken is belangrijk voor VOLGHE. Wij willen vermijden dat kandidaatprofielen zonder context of zonder akkoord circuleren in de markt.

8. Wat delen wij met een klant of opdrachtgever?

Wanneer jij akkoord geeft om voor een specifieke opportuniteit voorgesteld te worden, kunnen wij relevante informatie delen met de betrokken klant of opdrachtgever.

Dit kan onder meer gaan over:

je cv;
je professionele ervaring;
opleidingen en certificaten;
relevante vaardigheden;
beschikbaarheid;
salarisverwachting of tariefindicatie, indien relevant;
een korte voorstelling of interviewverslag;
informatie die nodig is om jouw kandidatuur correct te kaderen.

Wij delen enkel informatie die relevant is voor de concrete vacature of opdracht.

Wij verkopen jouw persoonsgegevens nooit aan derden.

9. Wat betekent Email Permission?

Email Permission betekent dat je toestemming geeft om e-mails van VOLGHE te ontvangen over relevante vacatures, freelance opdrachten, updates of andere professionele opportuniteiten.

Je kan je toestemming voor e-mailcommunicatie op elk moment intrekken,

bijvoorbeeld via een uitschrijflink in onze e-mails of door ons te contacteren via info@volghe.com.

10. Wat als je niet actief op zoek bent?

Als je voorlopig niet actief op zoek bent, kan je ervoor kiezen om enkel Consent to keep te geven.

Dat betekent dat wij jouw gegevens mogen bewaren, maar dat je nog geen

algemene toestemming geeft om jouw profiel te mogen voorstellen aan klanten of opdrachtgevers.

Wanneer er later een opportuniteit is die echt bij jou lijkt te passen, kunnen wij jou contacteren om te vragen of je hierover wil praten.

Jij beslist dan zelf of je interesse hebt en of je voor die specifieke opportuniteit voorgesteld wil worden.

11. Hoe lang bewaren wij gegevens?

De bewaartermijnen voor persoonsgegevens worden toegelicht in onze Privacyverklaring.

Wanneer je toestemming geeft om jouw gegevens in onze talentpool of kandidatendatabase te bewaren, bewaren wij jouw gegevens volgens de termijnen die in onze Privacyverklaring zijn opgenomen, tenzij je jouw toestemming eerder intrekt of vraagt om jouw gegevens te verwijderen.

Voor bepaalde gegevens kunnen wettelijke bewaartermijnen gelden, bijvoorbeeld voor facturatie, boekhouding of contractuele documenten.

12. Kan je toestemming weigeren of intrekken?

Ja. Toestemming is vrijwillig.

Je kan ervoor kiezen om bepaalde toestemmingen wel te geven en andere niet. Zo kan je bijvoorbeeld wel Consent to keep geven, maar geen Right to represent.

Je kan je toestemming op elk moment intrekken of aanpassen.

Dat kan via:

het consent platform van Vincere, wanneer je daar toegang toe hebt;
de links of instellingen die in bepaalde e-mails worden voorzien;
een e-mail naar info@volghe.com.

Het intrekken van toestemming heeft geen invloed op verwerkingen die vóór de intrekking rechtmatig gebeurden.

13. Wat gebeurt er na intrekking van toestemming?

Wanneer je jouw toestemming intrekt, passen wij jouw voorkeuren aan in onze systemen.

Afhankelijk van je verzoek kunnen wij:

jouw profiel niet langer bewaren voor toekomstige opportuniteiten;
jouw profiel niet langer voorstellen aan klanten;

jou niet langer contacteren voor bepaalde e-mailcommunicatie;
jouw gegevens verwijderen, tenzij wij wettelijk of contractueel verplicht zijn bepaalde gegevens langer te bewaren.

Wanneer volledige verwijdering niet onmiddellijk mogelijk is om wettelijke of administratieve redenen, beperken wij de verwerking tot wat strikt noodzakelijk is.

14. Gebruik van Vincere

VOLGHE maakt gebruik van Vincere als recruitmentsysteem om kandidaat- en recruitmentprocessen veilig en gestructureerd te beheren.

Het toestemmingsformulier in Vincere kan automatisch in het Engels worden weergegeven. Dat is normaal en maakt deel uit van de standaardomgeving van de softwareleverancier.

De belangrijkste termen zijn:

Consent to keep: toestemming om jouw gegevens te bewaren;
Right to represent: toestemming om jouw profiel te mogen voorstellen;
Email Permission: toestemming voor e-mailcommunicatie.

Deze GDPR & Consent Policy legt uit wat deze termen in de praktijk betekenen binnen de werking van VOLGHE.

15. Jouw rechten

Je behoudt steeds controle over jouw persoonsgegevens.

Afhankelijk van de situatie heb je onder meer het recht om:

je persoonsgegevens in te zien;
onjuiste gegevens te laten corrigeren;
gegevens te laten verwijderen;
de verwerking te laten beperken;
bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen;
gegevens over te dragen;
toestemming in te trekken.

Meer informatie over jouw rechten en hoe je deze kan uitoefenen, vind je in onze Privacyverklaring.

16. Contact

Voor vragen over deze GDPR & Consent Policy, jouw toestemmingen of de verwerking van jouw persoonsgegevens kan je contact opnemen via:

info@volghe.com